Precisamos distinguir a empresa SAP do software SAP Business Suite. SAP é uma sigla em alemão que significa Sistemas, Aplicações e Programas em processamento de dados.  Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung.

A empresa SAP foi criada em 1972 em uma pequena cidade chamada Walldorf próxima a Hildeberg. Ela é hoje a empresa líder no fornecimento de sistemas empresariais para todos os tipos de indústria. Possui mais de 109.000 clientes com mais de 20 milhões de usuários. Possui também 1.500 empresas parceiras de negócio.

A SAP está presente em mais de 120 países e conta com mais de 53.000 profissionais em seus quadros de empregados. Ela está no Brasil desde 1995 e conta com mais de 700 clientes. Faturamento acima de 10 bilhões de euros em 2010.

Falando do produto SAP R/3 o nome antigo do SAP Business Suite, o R significa “em tempo Real” e o 3 refere-se às três camadas de processamento: a gestão do banco de dados, o processamento da aplicação e o processamento que ocorre no cliente, ou seja, no seu computador. É uma arquitetura conhecida como cliente – servidor. Isto contrasta com a primeira versão do software quando todo o processamento ocorria no computador central nada sendo processado no terminal do usuário. A versão anterior do software da SAP chamava-se SAP R/2 porque só possuía separado, o processamento da aplicação e o do banco de dados. Nada era processado localmente.

Muitas empresas possuem diversos sistemas para atender suas necessidades. Cada sistema atende apenas uma parte dessas necessidades sendo que, às vezes, apenas um departamento é atendido por um sistema. Existem várias desvantagens em se utilizar vários sistemas. Muitas vezes um determinado dado tem que ser digitado em mais de um sistema. Um exemplo seria um cadastro de clientes que poderia ser necessário a mais de um sistema. Como esses cadastros são mantidos por pessoas de departamentos diferentes fatalmente irão ocorrer divergências entre esses cadastros. Isto acaba ocasionando retrabalho e dificuldades quando se necessita de informações provenientes de vários sistemas, pois não se sabe em que informação pode-se confiar.

Adicionalmente a empresa acaba dedicando um tempo muito grande na manutenção desses vários sistemas.

Uma solução, adotada por muitas empresas, é adquirir um sistema integrado. O SAP Business Suite é um sistema integrado. Sistemas integrados abrangem todos os processos de uma empresa e seus dados ficam armazenados em um único banco de dados centralizado. Além disso, a manutenção do sistema é efetuada pela empresa que o vendeu permitindo, a quem o comprou, concentrar seus recursos em atividades relacionadas a seu negócio.

Algumas vezes o sistema integrado pode não atender às necessidades de um determinado departamento ou processo. Nesse caso, após um estudo detalhado que mostre que o sistema integrado realmente não atende as necessidades, são construídas interfaces entre o sistema integrado e o sistema que atende aquele determinado departamento ou processo.

Um sistema integrado, como o SAP Business Suite, atende as áreas de Finanças, Controladoria (Contadoria), Materiais, Produção, Manutenção, Controle de Ativos, Projetos, Recursos Humanos, Vendas, Distribuição e Qualidade, citando apenas as principais.